Elektronsko poslovanje stiže: Novi Pravilnik o kancelarijskom poslovanju u FBiH

Naime, u Službenim novinama Federacije BiH broj 91/23 objavljene su Izmjene i dopune Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u Federaciji BiH, koji sadrži nekoliko bitnih izmjena.

Pravilnikom je uređen sadržaj i način vođenja kancelarijskog poslovanja u federalnim i kantonalnim organima uprave, općinskim i gradskim službama za upravu, zakonodavnim i izvršnim organima vlasti, kao i pravnim licima sa javnim ovlaštenjima, i drugim pravnim licima javnog karaktera.

Ključne izmjene Pravilnika odnose se na elektronske potpise. Iza riječi "poslovanje" dodaje se zarez i u nastavku navodi: "uključujući elektronsko kancelarijsko poslovanje".

Iza stava (1) dodaje se novi stav (2) koji glasi: "(2) Postupanje s aktima u elektronskom obliku vrši se shodnom primjenom radnji iz stava (1) ovog člana.".

"U članu 4. dodaje se nova tačka l) koja glasi: "l) Elektronski sistem za upravljanje dokumentima (Document Managment System - DMS) je sistem kancelarijskog poslovanja u digitalnom obliku, u svim njegovim fazama".

Knjige evidencija i obrasci utvrđeni ovim pravilnikom vode se i u elektronskom obliku, tako da izgled, sadržaj i način vođenja, kao i tehničke karakteristike, odgovaraju uslovima propisanim zakonom i ovim pravilnikom.

Organi i pravne osobe na koje se primjenjuje ovaj pravilnik su dužni na svojoj web stranici objaviti adresu elektronske pošte za primanje akata, te navesti druge načine elektronskog i konvencionalnog prijema akata.

U skladu sa propisima kojima se uređuje elektronski dokument i potpis, akti i podnesci dostavljeni elektronskim putem smatraju se podnesenim organima i pravnim osobama na koje se primjenjuje ovaj pravilnok u trenutku kada je zabilježen na poslužitelju za primanje takvih poruka, odnosno kada je organ stranci poslao potvrdu o prijemu akta ili podneska.

"Ako se iz tehničkih razloga ne može pročitati akt ili podnesak primljen elektronskim putem, o tome će se bez odlaganja obavijestiti pošiljalac akta ili podneska elektronskim putem ili na drugi odgovarajući način. U tom slučaju, dužan je ponovo poslati akt ili podnesak u ispravnom elektronskom obliku koji je u upotrebi u organima i pravnim osobama na koje se primjenjuje ovaj pravilnik a u koje se šalje akt ili podnesak ili ga dostaviti na drugi propisani način. Ako i u tom slučaju nije moguće pročitati primljeni akt ili podnesak, smatrat će se da akt ili podnesak nije ni podnesen. O toj činjenici službenik koji je primio akt ili podnesak sačinjava službenu zabilješku i o istom obavještava podnosioca", navedeno je.

To znači da je izmjenama i dopunama Pravilnika osigurano provođenje načela elektronskog poslovanja kroz oblast kancelarijskog poslovanja kako bi se unaprijedila efikasnost u radu sa dokumentima, kroz uštedu vremena i ubrzanje procesa rada - sve do faze sigurnog arhiviranja predmeta.

O važnosti uvođenja i popularizacije elektronskog potpisa u našoj zemlji, koja u digitalnoj transformaciji kaska za regionom i većinom Evrope, nedavno je za Vijesti.ba govorio Aleksandar Mastilović, ekspert za pametne tehnologije i digitalnu transformaciju.

"Uvođenje elektronskog potpisa omogućilo bi agilnost i uštedu značajnog vremena kojeg potrošimo na takozvano 'ganjanje papira', trčanjem od institucije do institucije... One bi se trebale digitalno povezati i po službenoj dužnosti razmjenjivati informacije u digitalnoj formi. Pri tome mislim na službene elektronske registre i evidencije, a to je najočiglednije vidmo na primjeru matičnih knjiga. Ne postoji nijedan razlog da javna uprava izvod iz matične knjige rođenih, državljanstva i slične izvode ne izdaje u PDF sa elektronskim potpisom, odnosno elektronskim pečatom organa javne uprave u obliku PDF-a na mail ili posebno sanduče neke buduće eUprave na nalogu nekog budućeg eGrađanina po uzoru na zemlje regije".

"Možda najbolji primjer bi mogle da budu poreske uprave kao korisnici ovih elektronskih sistema, koje na taj način mogu rješavati poreska pitanja sa privredom, a i kompanije bi pri samoj registraciji tako mogle komunicirati sa privrednim sudovima, nadležnim ministarstvima i drugim institucijama u definisanom postupku registracije, a kasnije izvještavanja po zakonom propisanim obavezama i procedurama. I naravno, ne trebamo zaboraviti bankarski sektor, koji je da bude iskreno u ovoj sferi možda i najdalje otišao".

"Zamislite koliko se vremena potroši čekajući u redovima u institucijama. Onda morate na neko drugo mjesto ići po drugi papir, pa da kupite taksu redovno na nekm drugom mjestu izvan same institucije koja traži uplatu takse, a koja bi se također mogla platiti elektronskim ili mobilnim bankarstvom koje nude sve banke u BiH. Zbog svega ovoga, a svi smo kroz ovo iskustvo prošli, građani često ili uzmu slobodni dan, ili prosto nisu na svm radnom mjestu nekoliko sati da sakupe sve papire, a to znači da izgube sate i sate izbivajući sa radnog mjesta. Kada se to pretvori u bruto satnicu i koji je broj građana koji moraju prolaziti sve navedeno, vidi se da su gubici po privredu ogromni. Taksa koju država naplati za te usluge je beznačajna u odnosu na ono što se izgubi, samo zato što nismo iskoristili tehnologiju na pravi način", dodaje Mastilović.

Aleksandar Mastilović je mišljenja da i društvo treba odlučnije krenuti prema promjenama i izaći iz zone komfora.

"Trebamo biti pošteni - držimo se tradicionalnog i ne volimo inovacije, rutina je manje-više naš stil možda i kultorološki momenata, iako bi pravi komfor zapravo došao sa digitalnim rješenjima. Ipak je ovo 21. vijek i moramo biti hrabriji i brži jer svijet zasigurno neće čekati na nas".