Zašto previše „ljubazni“ mailovi mogu da vam štete na poslu?

Ipak, kada se bolje pogledaju, često su prepuni nepotrebnih izvinjenja, smajlića, uzvičnika, pa čak i poljubaca na kraju poruke.

Iako mnogi vjeruju da tako djeluju prijateljski i pristupačno, stručnjaci upozoravaju da ove jezičke navike mogu tiho potkopavati autoritet i način na koji vas kolege i nadređeni doživljavaju.

Karijerna savjetnica Hana Salton i stručnjak za poslovni bonton Vilijam Hanson objašnjavaju za BBC zašto ovakav stil pisanja može uticati na to koliko vas ozbiljno shvataju na poslu, pa čak i na napredovanje u karijeri.

Da li vam je interpunkcija „previše entuzijastična“?

„Hvala puno!“, mnogi ovako završavaju mailove jer tačka djeluje hladno ili grubo. Uzvičnici se, kako objašnjava Salton, često koriste kako bi se pokazali pozitivnost i entuzijazam.

Istraživanje objavljeno u časopisu Journal of Experimental Social Psychology pokazuje da žene koriste uzvičnike čak tri puta češće nego muškarci. Razlog? Žene se, kako kaže Salton, češće negativno ocjenjuju kada su direktne, pa se ublažavanje tona koristi kao zaštitni mehanizam.

Problem, međutim, nije u jednom uzvičniku, već u njihovom gomilanju.

„Ako poruka djeluje neiskreno ili kao da prikriva nesigurnost, to može narušiti kredibilitet“, upozorava ona.

Emodžiji i poljupci: prijateljski ili neprofesionalno?

Pisanu komunikaciju lako je pogrešno protumačiti, zbog čega mnogi ubacuju emodžije kako bi pokazali toplinu ili humor, prenosi Ekapija. Ipak, Vilijam Hanson upozorava da to može imati suprotan efekat.

– Jedan emodži može značiti različite stvari različitim ljudima ili nešto sasvim neplanirano – kaže on.

Dodaje da emodžiji mogu imati i „infantilnu“ konotaciju, zbog koje osoba djeluje mlađe, manje iskusno ili manje odgovorno.

– U poslovnom mailu ne bih koristio emodži. Moguće je biti ljubazan i profesionalan u isto vrijeme – ističe Hanson.

Kada je riječ o poljupcima na kraju maila, njegov savjet je jednostavan:

– Nikada ne bih stavio poljubac ako tu osobu ne bih poljubio u obraz i uživo.

Kako previše ublažen ton slabi autoritet?

Fraze poput „Samo provjeravam da li sam bio jasan?“ ili „Nadam se da je ovo u redu“ mogu zvučati bezazleno, ali vremenom šalju poruku nesigurnosti.

– Posebno je teško pronaći balans između toga da budete omiljeni i poštovani – kaže Salton. – Ako niste dovoljno direktni, postoji rizik da vas doživljavaju kao manje sposobne.

Ovakav utisak se, dodaje, ne stvara preko noći.

– Niko neće pročitati jedan mail i pomisliti da ne vjerujete u sebe. Ali ako stalno pišete na način koji ugađa drugima, to vremenom gradi sliku osobe koja nije sigurna u svoje odluke.

Šta bi trebalo izbaciti iz poslovnih mailova?

Stručnjaci savjetuju da razmislite o uklanjanju sljedećih stvari:

• riječi poput „samo“ („samo provjeravam“, „samo sam htio/htjela da pitam“)
• unaprijedna izvinjenja („izvinite što smetam“, „znam da ste zauzeti, ali…“)
• fraze za umirivanje („da li ima smisla“, „nadam se da je u redu“, „kako god vam odgovara“)
• previše uzvičnika
• emodžija
• poljubaca i previše srdačnih završetaka

Ipak, poruka nije da mailovi treba da budu hladni i bezlični.

– Lični stil je važan. Ne treba potpuno ukloniti ličnost iz profesionalne komunikacije – ističe Salton. Ali, dodaje, toplina ne bi trebalo da se koristi kao sredstvo da biste se svidjeli drugima.

Dobar način da uočite vlastite navike jeste da obratite pažnju na mailove koje vi dobijate, a koji djeluju jasno i samouvjereno, nasuprot onima koji su pretjerano ublaženi.

Na kraju, Salton savjetuje i korištenje AI alata koji mogu pomoći da se tekst pročisti od suvišnih riječi i ublaživača, a da poruka ostane jasna i profesionalna.